지금 막히는 업무부터 정리합니다
견적서를 만드는 데 오래 걸린다면 상품 정보를 찾는 시간, 가격을 확인하는 시간, 거래처 양식에 옮기는 시간을 나눠 봅니다. 어떤 단계에서 시간이 걸리는지 알아야 자료 정리로 해결할 일과 도구 개발이 필요한 일을 구분할 수 있습니다.
업무 담당자에게 정상적으로 처리한 파일과 다시 수정했던 파일을 함께 받아 비교합니다. 실제 작업에 필요한 항목, 자주 누락되는 값, 사람이 판단하는 부분을 적어 두면 상담에서도 필요한 범위를 구체적으로 설명할 수 있습니다.
비용과 일정은 같은 범위로 비교합니다
설비를 연결하는 일과 엑셀 문서를 정리하는 일은 필요한 기능이 다릅니다. 기존 도구를 활용해도 데이터 정리, 접근 권한, 다른 시스템과의 연결을 확인해야 합니다. 견적과 일정을 비교할 때는 아래 항목이 어디까지 포함되는지 먼저 맞춥니다.
| 검토 항목 | 확인할 질문 | 준비할 자료 |
|---|---|---|
| 비용 | 개발비·도구 이용료·유지관리비에 무엇이 포함되나요? | 필요 기능과 이용 인원 |
| 일정 | 자료 준비·개발·시험·담당자 교육은 언제 진행하나요? | 업무 마감일과 검토 가능 시간 |
| 기존 도구 | 현재 양식·시스템과 어떤 방식으로 연결하나요? | 사용 중인 양식과 시스템 목록 |
| 운영 담당 | 실행·검토·수정 요청은 누가 맡나요? | 주 담당자와 대체 담당자 |
| 오류 대응 | 잘못 처리됐을 때 어떻게 확인하고 되돌리나요? | 예외 사례와 원본 보관 방법 |
무엇부터 골라야 하나
처음에는 반복 빈도와 처리 기준이 분명하고, 원본과 결과를 비교하기 쉬운 업무를 고릅니다. 결재·정산처럼 승인이나 금액이 바뀌는 작업은 검토자의 확인 단계를 두고, 자동으로 확정할 범위를 별도로 정합니다.
제조 현장에서 다음과 같은 일을 하고 있다면 자동화 가능 범위를 검토해 볼 수 있습니다.
- 견적서·발주서·거래명세서를 개인 엑셀에서 매번 손으로 만드는 일
- 현장의 종이 생산일보를 저녁에 사무실 엑셀로 다시 입력하는 일
- 같은 검사 데이터를 발주처 양식마다 다시 옮겨 담는 품질성적서 작업
- 세금계산서와 입금 내역을 눈으로 대조하는 일
작게 시험한 뒤 적용 범위를 정합니다
먼저 합의한 업무 한 건으로 시험하고, 기존 방식과 같은 기준으로 비교합니다. 처리 시간뿐 아니라 사람이 다시 확인하거나 고친 양도 기록합니다. 이 결과를 바탕으로 계속 사용할지, 어떤 기능을 보완할지 판단합니다.
- 같은 종류의 자료를 기존 방식과 자동화 방식으로 처리해 봅니다.
- 누락·오류·수정 시간과 사람이 판단한 항목을 기록합니다.
- 오류가 날 때 원본으로 돌아가는 방법을 확인합니다.
- 담당자가 실행하고 결과를 검토할 수 있는지 확인한 뒤 적용 범위를 정합니다.
